Mitä sääntelyä työnantajan on huomioitava etätyössä?

Etätyö on vakiinnuttanut paikkansa nykyaikaisessa työelämässä, ja monille yrityksille se on tullut pysyväksi työskentelymalliksi. Vaikka etätyö tarjoaa joustavuutta sekä työnantajille että työntekijöille, se tuo mukanaan myös erityisiä sääntelyvaatimuksia, jotka työnantajan on otettava huomioon. Työlainsäädäntö, työsuojelu, työaikojen seuranta sekä tietosuoja- ja tietoturvasäännökset muodostavat keskeisen osan näistä velvoitteista.

Tässä artikkelissa käymme läpi, mitä sääntelyä työnantajan on noudatettava etätyössä ja miten työnantajana voit varmistaa, että etätyökäytännöt ovat lakisääteisesti oikein hoidettu yrityksessänne.

Työaikalain noudattaminen etätyössä

Työnantajan tulee noudattaa työaikalain määräyksiä myös etätyön osalta. Työajan seuranta voi olla haastavampaa etätyössä, mutta työnantajalla on velvollisuus huolehtia siitä, että työaikaa seurataan asianmukaisesti. Tämä koskee erityisesti:

• Säännöllisen työajan pituutta.
• Lisä- ja ylityön seurannan järjestämistä.
• Liukuvan työajan ehtojen noudattamista.
• Riittävien lepoaikojen ja taukojen järjestämistä.

Työnantajan vastuulla on varmistaa, että työntekijä ei tee kohtuuttomia työpäiviä ja että ylityöt korvataan asianmukaisesti. Etätyössä työajan valvonta voi olla haasteellista, joten selkeästi sovitut käytännöt ovat avainasemassa. Yhtenä ratkaisuna voi olla esimerkiksi työajanseurantasovellusten käyttö. Lue lisää työaikalain vaikutuksista etätyöhön.

Työturvallisuuslain vaatimukset etätyössä

Työturvallisuuslaki velvoittaa työnantajan huolehtimaan työntekijän turvallisuudesta ja terveydestä riippumatta siitä, työskenteleekö tämä toimistolla vai kotona. Tämä tarkoittaa, että etätyön riskit on arvioitava ja työntekijöille on tarjottava riittävä tuki turvallisten työskentelyolosuhteiden varmistamiseksi.

Työnantajan on huomioitava muun muassa seuraavat seikat:

• Ergonomia: Työpisteen ergonominen arviointi ja tarvittavien työvälineiden, kuten työtuolin ja näytön, tarjoaminen.
• Fyysisten riskien arviointi: Vaikka työntekijä työskentelee kotonaan, työnantajan on varmistettava, että työympäristö on turvallinen ja että työ ei aiheuta fyysisiä terveysongelmia.
• Psyykkinen hyvinvointi: Etätyöhön voi liittyä sosiaalista eristäytymistä ja stressiä, mikä lisää psyykkisen kuormituksen riskiä. Työnantajan tulisi olla aktiivisesti yhteydessä työntekijöihin ja tarjota tukea hyvinvoinnin ylläpitämiseksi.

Työterveydenhuollon järjestäminen

Työnantajalla on velvollisuus järjestää työterveydenhuolto myös etätyössä oleville työntekijöille. Tämä sisältää ennaltaehkäisevän terveydenhuollon sekä tarpeen mukaan työpaikkaselvityksen myös etätyöpisteessä.

Työterveydenhuollon tulisi olla mukana arvioimassa etätyön vaikutuksia työntekijöiden terveyteen ja tehdä tarvittavia suosituksia työnantajalle. Työnantajan on varmistettava, että työntekijöillä on pääsy työterveyspalveluihin myös etätyössä ja että palvelut tukevat fyysistä ja henkistä hyvinvointia.

Tietosuoja ja tietoturva: GDPR-vaatimusten noudattaminen etätyössä

Etätyössä työskennellään usein verkon välityksellä, mikä tuo mukanaan erityisiä tietosuojaan ja tietoturvaan liittyviä haasteita. Euroopan unionin tietosuoja-asetus (GDPR) asettaa tiukat vaatimukset henkilötietojen käsittelylle, ja työnantajan on varmistettava, että nämä vaatimukset täyttyvät myös etätyössä.

Työnantajan tulee kiinnittää erityistä huomiota seuraaviin seikkoihin:

• Tietoturvakäytännöt: Työnantajan tulee varmistaa, että työntekijät käyttävät turvallisia yhteyksiä ja laitteita käsitellessään henkilötietoja. Tämä voi tarkoittaa esimerkiksi VPN-yhteyden käyttöä ja salausteknologioiden hyödyntämistä.
• Henkilötietojen käsittely: Työnantajan on varmistettava, että etätyössä käsiteltävät henkilötiedot suojataan asianmukaisesti, eikä niiden käsittelyssä rikota GDPR:n määräyksiä.
• Tietosuojakoulutus: Työntekijöille tulee tarjota riittävää koulutusta tietosuojasta ja tietoturvasta, jotta he ymmärtävät, miten henkilötietoja käsitellään turvallisesti myös etätyössä.

Etätyösopimusten päivittäminen ja selkeät käytännöt

Etätyön sääntelyssä on tärkeää, että työnantaja laatii selkeät ja lainmukaiset etätyösopimukset tai päivittää olemassa olevat työsopimukset etätyön osalta. Selkeä ja hyvin laadittu etätyösopimus auttaa välttämään mahdollisia väärinkäsityksiä ja erimielisyyksiä työnantajan ja työntekijän välillä. Juristin apu etätyösopimusten laatimisessa on erittäin suositeltavaa, jotta kaikki lain vaatimukset otetaan huomioon. Sopimuksissa tulisi käsitellä ainakin:

• Työajat ja työaikojen seuranta.
• Työn tekemisen paikka ja olosuhteet.
• Työnantajan tarjoamat työvälineet ja niihin liittyvät vastuut.
• Ylityöehdot ja korvaukset.
• Työsuojeluun ja työterveydenhuoltoon liittyvät järjestelyt.

Vastuut ja riskit: Miksi sääntelyn noudattaminen on tärkeää?

Työnantajan vastuulla on varmistaa, että kaikki etätyöhön liittyvät velvoitteet täyttyvät lain mukaisesti. Jos työnantaja laiminlyö sääntelyn, voi työaikalain, työsuojelulain tai tietosuojamääräysten rikkomisesta seurata taloudellisia sanktioita. Lainsäädännön noudattamatta jättäminen voi myös heikentää yrityksen mainetta työnantajana ja kumppanina.

Juristimme voivat auttaa sinua varmistamaan, että yrityksenne noudattaa kaikkia etätyöhön liittyviä sääntelyvaatimuksia. Tarjoamme kokonaisvaltaista lakineuvontaa, riskien arviointia ja sopimuspalveluita, jotta voit keskittyä liiketoimintaasi ilman huolta juridisista velvoitteista. 

Ota yhteyttä tilanteenne kartoittamiseksi ja tarjouksen saamiseksi. Alkukartoitus on maksuton, eikä yhteydenotto sido teitä mihinkään.