Yksityisyys ja tietosuoja työelämässä

Tietosuojan merkitys työelämässä on korostunut digitaalisten työvälineiden ja sähköisen viestinnän lisääntyessä. Työnantajilla on lakisääteinen velvollisuus käsitellä työntekijöiden henkilötietoja asianmukaisesti ja läpinäkyvästi, mutta samalla työntekijöillä on oikeus yksityisyytensä suojaan. Tämä tasapainoilu herättää kysymyksiä ja haasteita, erityisesti tilanteissa, joissa työnantaja valvoo työntekijöiden toimintaa tai käsittelee arkaluonteisia tietoja. GDPR eli EU:n yleinen tietosuoja-asetus asettaa työnantajille tiukat velvoitteet henkilötietojen suojaamiseksi, ja sen ohella Suomessa sovelletaan työelämän tietosuojalakia ja muuta erityislainsäädäntöä. Rikkomusten seuraukset voivat olla vakavia niin työnantajille kuin työntekijöille.

Työelämän tietosuoja lainsäädännön valossa

Tietosuoja työelämässä on yhä tärkeämpi teema, sillä työnantajien keräämän tiedon määrä työntekijöistä kasvaa jatkuvasti. Työsuhteessa syntyy väistämättä tilanteita, joissa työnantaja käsittelee työntekijän henkilötietoja, mutta käsittelyn on aina tapahduttava lainmukaisesti ja tarkoituksenmukaisesti.

GDPR eli EU:n yleinen tietosuoja-asetus, asettaa puitteet henkilötietojen käsittelylle myös työelämässä. Suomessa tätä sääntelyä täydentävät muun muassa laki yksityisyydestä työelämässä, työsopimuslaki sekä erityislainsäädäntö, joka liittyy esimerkiksi kameravalvontaan ja sähköiseen viestintään.

Mitä tietoja työnantaja saa kerätä?

Työnantajalla on oikeus kerätä ja käsitellä ainoastaan sellaisia henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä työsuhteen hoitamisen tai lakisääteisten velvoitteiden täyttämisen kannalta. Tällaisia tietoja voivat olla esimerkiksi:

• Työsuhdetiedot (esim. palkkatiedot ja työsuhteen kesto).
• Työterveyteen liittyvät tiedot, mutta vain rajatussa laajuudessa.
• Työntekijän osaamiseen liittyvät tiedot, kuten koulutus ja pätevyydet.

Mitä työnantajan on otettava huomioon?

Kaikkien tietojen käsittelyssä tulee noudattaa GDPR:n keskeisiä periaatteita, kuten läpinäkyvyyttä, käyttötarkoitussidonnaisuutta ja tietojen minimointia. Työnantajan on kyettävä perustelemaan, miksi tietoja kerätään, kuinka niitä käytetään ja miten ne suojataan. Käytännössä tämä tarkoittaa esimerkiksi seuraavaa:

• Tietojen käsittelyn lailliset perusteet: Työnantajan on käsiteltävä henkilötietoja vain, jos siihen on laillinen peruste, kuten sopimus, lakisääteinen velvoite tai työntekijän suostumus. Esimerkiksi palkkahallintoon liittyvät tiedot ovat välttämättömiä työsopimuksen täytäntöön panemiseksi.
• Tietojen säilytysaika: Tietoja ei saa säilyttää pidempään kuin on tarpeen. Tämä koskee esimerkiksi työntekijän terveystietoja, jotka tulee hävittää heti, kun niiden säilytys ei ole enää perusteltua.
• Tietojen suojaaminen: Työnantajan on varmistettava, että työntekijöiden tiedot ovat turvassa asiattomalta pääsyltä. Tämä voi tarkoittaa teknisiä suojakeinoja, kuten salauksia, sekä organisatorisia toimenpiteitä, kuten henkilökunnan koulutusta.

Työntekijän yksityisyyden suoja työpaikalla

Työntekijän yksityisyys on perusoikeus, joka rajoittaa työnantajan oikeuksia kerätä ja käyttää tietoja. Laki yksityisyydestä työelämässä säätelee erityisesti työnantajan oikeutta valvoa työntekijöitä esimerkiksi kameravalvonnan tai sähköpostien seurannan avulla. Valvonta on sallittua vain, jos se on välttämätöntä ja asianmukaisesti perusteltua, kuten omaisuuden suojaamiseksi.

• Kameravalvonta ja sen rajat: Työpaikalla käytettävä kameravalvonta on sallittua vain, jos sillä on hyväksyttävä tarkoitus, kuten turvallisuuden ylläpitäminen tai omaisuuden suojaaminen. Työnantajan on tiedotettava työntekijöille kameravalvonnasta etukäteen, ja valvonta ei saa loukata työntekijöiden yksityisyyttä kohtuuttomasti. Kameravalvonta esimerkiksi taukotiloissa tai pukuhuoneissa on lainvastainen.
• Sähköpostien ja viestinnän valvonta: Työnantaja ei voi mielivaltaisesti lukea työntekijän sähköposteja tai seurata viestintää. Seuranta voi olla sallittua vain erityistilanteissa, kuten silloin, kun epäillään vakavaa väärinkäytöstä, ja silloinkin sen tulee olla suhteellista.

Tietosuojarikkomukset työpaikalla

Työpaikalla voi tapahtua tietosuojarikkomuksia monin eri tavoin. Tietosuojarikkomukset voivat johtaa merkittäviin seuraamuksiin, kuten sakkoihin työnantajalle GDPR:n nojalla. Lisäksi työntekijällä on oikeus vaatia vahingonkorvausta, jos hänen oikeuksiaan on loukattu. Esimerkkejä tietosuojarikkomuksista ovat:

1. Epäasiallinen valvonta: Kameravalvonnan käyttö ilman työntekijöiden tietoisuutta tai suostumusta voi rikkoa tietosuojalainsäädäntöä.
2. Sähköpostien seuranta: Työnantajan oikeus valvoa työntekijän sähköpostia on hyvin rajattu, ja siihen liittyvät tarkat säännöt.
3. Liiallinen tietojen kerääminen: Työntekijän terveydentilaan liittyvien tietojen käsittely ilman perusteltua syytä on lainvastaista.

Työpaikan tietosuojakäytännöt

Hyvin suunnitellut ja työntekijöille viestityt tietosuojakäytännöt vähentävät riskiä sekä rikkomuksista että niistä aiheutuvista seuraamuksista. On työnantajan vastuulla luoda selkeät ja GDPR:n mukaiset tietosuojakäytännöt, jotka kattavat esimerkiksi:

• Henkilötietojen säilytyksen ja tietoturvatoimenpiteet.
• Kameravalvonnan tai muiden valvontamenetelmien käytön säännöt.
• Menettelytavat tietosuojarikkomusten käsittelyyn.

Juristimme auttavat tietosuojakäytäntöjen luomisessa ja tietosuojarikkomusten käsittelyssä. Ota yhteyttä tilanteesi kartoittamiseksi ja tarjouksen saamiseksi. Alkukartoitus on maksuton, eikä yhteydenotto sido sinua mihinkään.